Unser Verhaltenskodex

Mitteilung des Seniorpartners und CEOs
Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, zu dem wertvollsten Kapital, das unser Unternehmen besitzt, gehört unser Ruf für absolute Integrität und Fairness in unserem Tun. Diesen Ruf zu bewahren, ist ein Grundsatz, auf dem unser Unternehmen gebaut ist. Unser Verhaltenskodex fordert uns auf, unser Geschäft im Einklang mit unserem Wertebild und in Einhaltung der geltenden Gesetze zu führen. Er definiert Richtlinien für unser Handeln und hilft uns, in unserem Umgang mit anderen ein Höchstmaß an Aufrichtigkeit und Integrität zu zeigen. Richtiges Handeln beginnt stets mit grundsätzlicher Ehrlichkeit und Integrität. Mehr denn je kommt es heute auch auf Ihr gutes Urteilsvermögen und Gespür dafür an, wie andere uns sehen und unser Handeln verstehen. Jeder von uns trägt Verantwortung für den guten Ruf unseres Unternehmens. Ich zähle auf Sie und bitte Sie, gemeinsam mit mir die Aufrichtigkeit und Integrität unseres Unternehmens sichern zu helfen, sodass unser Unternehmen immer der Marktführer und Arbeitgeber bleibt, auf den wir alle stolz sein dürfen.

Mark C. Layton,
Seniorpartner und Chief Executive Officer

Übersicht


Es ist wichtig, dass in allen Kontakten unserer Unternehmensmitarbeiter mit Kunden, Aktionären, Lieferanten, Behörden, Kollegen und der Öffentlichkeit die besten Verhaltensstandards eingehalten werden. Um Sie hierbei zu unterstützen, hat PFSweb den vorliegenden Verhaltenskodex erstellt, der in allen Geschäftsangelegenheiten des Unternehmens maßgeblich ist. Sollten Sie Fragen oder Anmerkungen haben oder von möglichen Verstößen gegen den Verhaltenskodex wissen, wenden Sie sich bitte an:
Gib DawsonPartner - Vizepräsident, Corporate ControllerPFSweb, Inc. 500 North Central Expressway Plano, TX 75074 +1 972- 881-2900 gdawson@pfsweb.com
PFSweb behält sich das Recht vor, diese Richtlinien jederzeit aus jedwedem Grund und ohne Vorankündigung zu ändern, zu ergänzen oder aufzuheben.

Anwendung des Verhaltenskodex

Es zählt zur Politik unseres Unternehmens, alle geltenden Gesetze zu achten und fair, unparteiisch, ethisch und korrekt zu handeln. Gleiches erwarten wir auch von unseren Mitarbeiter/-innen. Der wissentliche und willentliche Verstoß gegen diese Richtlinien kann disziplinarische Maßnahmen bis hin zur Auflösung des Arbeitsverhältnisses nach sich ziehen. Wir möchten Sie ermuntern, Fragen zu stellen, sich Rat zu holen und Bedenken frei zu äußern. Im Zweifelsfall müssen Sie sich stets fragen: Schafft mein Handeln Vertrauen? Ist mein Handeln legal? Wenn ja, ist es auch moralisch korrekt? Ist mein Handeln in jeder Hinsicht aufrichtig? Gefährdet mein Handeln das Leben, die Gesundheit oder die Sicherheit anderer? Kann ich mein Handeln mit gutem Gewissen vor meinen Vorgesetzten, Kollegen und der Öffentlichkeit vertreten? Würde mein Vorgesetzter ebenso agieren? Wäre es gut, meinen Vorgesetzten zu dieser Sache zu befragen, bevor ich handle? Wäre ich stolz darauf, in der Zeitung von meinem Handeln zu lesen?

Verhaltenskodex

PFSweb will Integrität fördern und an jede unserer Handlungen die höchsten moralischen Maßstäbe anlegen. Unser geschäftlicher Erfolg hängt von vertrauensvollen Beziehungen ab, deren Fundament unsere Integrität ist. Unser guter Ruf basiert auf der persönlichen Integrität unserer Mitarbeiter und unserer Verbundenheit zu folgenden Prinzipien:
  • Aufrichtigkeit in der Kommunikation, sowohl unternehmensintern als auch mit Lieferanten und Kunden
  • Geheimhaltung und Schutz der vertraulichen Informationen und Betriebsgeheimnisse unseres Unternehmens und unserer Kunden
  • Erbringung erstklassiger Qualitätsdienstleistungen für unsere Kunden
  • Verantwortung für unsere Aussagen und unser Handeln
  • Einfühlsamkeit in den Beziehungen zu unseren Mitarbeitern und den Gemeinden, in denen wir tätig sind
  • Fairness gegenüber Kollegen, Kunden und Lieferanten durch Beachtung aller geltenden Gesetze und Vorschriften
  • Respekt im Umgang mit Kollegen, Kunden und Lieferanten, gepaart mit der Bereitschaft, ihre Meinung zu erfragen und Feedback ernst zu nehmen

Vertrauliche Informationen

In dem Bewusstsein, dass seine vertraulichen Betriebsdaten ein wichtiges Kapital des Unternehmens darstellen, untersagt PFSweb die unerlaubte Nutzung und Weitergabe solcher Daten. Unsere Kunden vertrauen uns häufig vertrauliche Daten an. Unseren Mitarbeiter/-innen ist es nicht gestattet, diese Daten zweckfremd zu nutzen oder weiterzugeben. PFSweb verlangt von seinen Mitarbeiter/-innen außerdem die uneingeschränkte Beachtung – sowohl sinngemäß als auch im Wortlaut – der in den USA und anderen Staaten geltenden Gesetze und Vorschriften bezüglich der Offenlegung geschützter Daten. Unser Erfolg hängt von der strikten Einhaltung dieser Richtlinie sowie aller geltenden Normen und Verfahren durch unsere Mitarbeiter/-innen ab.
Um vertrauliche Informationen zu schützen, gehört es zu unserer Firmenpolitik, dass:
  • vertrauliche Informationen des Unternehmens und unserer Kunden innerhalb des Unternehmens nur auf Bedarfsbasis weitergegeben werden (Need-to-know-Prinzip)
  • vertrauliche Informationen des Unternehmens und unserer Kunden – sei es in Papier- oder elektronischer Form –, ggf. wie vom Unternehmen oder dem Kunden gefordert, gemäß den entsprechenden Weisungen oder sonstigen Bestimmungen gekennzeichnet werden müssen
  • vertrauliche Informationen des Unternehmens nur unter Einhaltung der firmeneigenen Weitergaberichtlinien und nur dann nach außen weitergegeben werden dürfen, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder wenn dies erforderlich ist, um die Geschäftsaktivitäten unseres Unternehmens zu fördern

Wettbewerbsinformationen

Das Sammeln von Informationen über unsere Mitbewerber aus legalen Quellen, um die relativen Vorzüge ihrer Produkte, Dienstleistungen und Marketingmethoden zu analysieren, ist notwendiger Teil unseres Geschäfts. Der Art der Informationsbeschaffung sind jedoch klare Grenzen gesetzt: Illegale Praktiken wie Industriespionage und Diebstahl sind strengstens untersagt. Dies gilt auch für den Versuch, vertrauliche Informationen in einer Art und Weise zu beschaffen, die gegen Vertragspflichten oder Vertragszusagen verstößt. Generell gilt jede Form der fragwürdigen Informationsbeschaffung als Verstoß gegen unsere Firmenpolitik.

Interessenskonflikte

Zu den Pflichten der Mitarbeiter/-innen von PFSweb gehört es, gegenüber den Interessen des Unternehmens uneingeschränkte Loyalität zu wahren. Handlungen, die zu einem tatsächlichen oder möglichen Interessenskonflikt mit dem Unternehmen führen könnten, sind zu unterlassen. Mitarbeiter/-innen dürfen keinerlei finanzielle oder anderweitige Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten, Kunden oder Mitbewerbern unterhalten, die ihre Unabhängigkeit in Entscheidungen, die sie im Namen des Unternehmens treffen müssen, tatsächlich oder auch nur möglicherweise beeinträchtigen könnten. Die Aufforderung von Lieferanten oder Mitarbeitern zu Zuwendungen oder geschäftlichen Gefälligkeiten ist untersagt. Gemäß unserer Firmenpolitik ist es Mitarbeiter/-innen ohne uneingeschränkte Meldung an und vorhergehende Genehmigung durch den Unternehmensvorstand untersagt:
  • Leistungen zu erbringen für oder finanzielle Beteiligungen zu halten an Privatbetrieben, die Lieferant, Kunde oder Mitbewerber des Unternehmens sind oder werden könnten
  • Leistungen zu erbringen für oder größere Beteiligungen (über 5 % des Eigenkapitals) zu halten an Aktiengesellschaften, die Lieferant, Kunde oder Mitbewerber des Unternehmens sind oder werden könnten
  • für andere zu arbeiten oder in sonstiger Weise in Fremdbetrieben oder -unternehmen tätig zu werden, wenn hierdurch die Leistung am Arbeitsplatz gefährdet werden oder ein Konflikt mit den Interessen des Unternehmens entstehen könnte
Unsere Mitarbeiter/-innen sind verpflichtet, ihren Vorgesetzten jede Situation anzuzeigen, bei der die Möglichkeit eines Interessenskonflikts zwischen Mitarbeiter/-in und Unternehmen bestehen könnte. Um dieser Richtlinie zu entsprechen gilt es als entscheidend, dem Unternehmen alle potenziellen Konflikte anzuzeigen.

Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Mitbewerbern

Es gehört zu unserer Firmenpolitik, Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten fair zu behandeln und uns nicht auf wettbewerbsfeindliche Praktiken einzulassen, die die freie Marktwirtschaft unzulässig beschränken.

Bestechung

PFSweb will sich ausschließlich mit erstklassigen Produkten, exzellenten Dienstleistungen und attraktiven Preisen am Markt behaupten. Folglich dürfen keinerlei Zahlungen, gleich ob direkt oder indirekt, an andere geleistet werden, um eine geschäftliche Beziehung herzustellen oder zu erhalten, oder um sonstige Vergünstigungen zu beziehen. Jeder Verstoß gegen diese Richtlinie kann disziplinarische Maßnahmen und ggf. die strafrechtliche Verfolgung der/des Mitarbeiterin/Mitarbeiters nach sich ziehen.

Geschenke

Generell dürfen keine Geschenke von Lieferanten, Herstellern oder Kunden angenommen werden. Eine Ausnahme gilt nur, wenn das Geschenk von vernachlässigbar geringem Wert ist und die Nichtannahme als unhöflich oder in sonstiger Weise nachteilig für unser Unternehmen verstanden würde. Vor der Entgegennahme von Geschenken ab einem Wert von 25,00 US-Dollar haben Mitarbeiter/-innen die Zustimmung ihrer Vorgesetzten einzuholen. Gleiches gilt bei Geschenken an Kunden, Lieferanten und Hersteller.

Einladungen

Angemessene Geschäftseinladungen nicht staatsbediensteter Personen z. B. bei Geschäftsbesprechungen und der Anbahnung von Geschäftsbeziehungen gelten allgemein als akzeptabel und im Geschäftsleben üblich. Hierzu gehören auch Einladungen zu Geschäftsessen und -reisen, Imbissen und Erfrischungen vor oder nach Geschäftsbesprechungen, sowie gelegentliche Einladungen zu Sport-, Theater- und Kulturveranstaltungen. Einladungen jeder Art, die zum Gefühl oder der Erwartung einer persönlichen Verpflichtung führen könnten, sollten weder ausgesprochen noch angenommen werden. Dies gilt gleichermaßen für das Aussprechen wie das Annehmen von Einladungen.

Staatsbedienstete

Was in der Privatwirtschaft allgemein akzeptierte Praxis ist, kann durchaus gegen die Vorschriften und Richtlinien von Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden verstoßen. Aus diesem Grund dürfen ohne vorhergehende Zustimmung der Rechtsabteilung unseres Unternehmens keine Geschenke und Geschäftseinladungen gleich welcher Art an Staatsbedienstete gemacht werden. Davon ausgenommen sind lediglich Artikel von vernachlässigbar geringem Wert, wie Kugelschreiber, Kaffeebecher und dergleichen.

Absprachen mit Wettbewerbern

Offizielle und inoffizielle Absprachen mit Wettbewerbern mit dem Ziel, den Wettbewerb zu begrenzen oder einzuschränken, sind in den meisten Fällen gesetzeswidrig. Zu den widerrechtlichen Absprachen zählen u. a. solche zur Festlegung oder Kontrolle von Preisen, zur Aufteilung von Produkten, Märkten und Gebieten, sowie zum Boykott bestimmter Kunden oder Lieferanten. Um die Einhaltung der Kartellgesetze zu gewährleisten, gelten Gespräche mit Wettbewerbern über eventuelle Wettbewerbsabsprachen als Verstoß gegen unsere Firmenpolitik und können disziplinarische Maßnahmen sowie ggf. die strafrechtliche Verfolgung der/des Mitarbeiterin/Mitarbeiters nach sich ziehen.

Übertragung von Befugnissen

Nur Mitarbeiter/-innen, die vom Unternehmensvorstand oder der Geschäftsordnung ausdrücklich dazu ermächtigt wurden, dürfen für das Unternehmen Verpflichtungen Dritten gegenüber eingehen. Zu „Verpflichtungen“ in diesem Sinne zählen der Abschluss schriftlicher Vereinbarungen, das Aussprechen mündlicher Zusagen, sowie alle sonstigen Handlungen, die das Unternehmen in gleich welcher Hinsicht verpflichten oder binden, unabhängig davon, ob eine Geldzahlung involviert ist. Mitarbeiter/-innen dürfen keine Dokumente unterfertigen oder in sonstiger Weise Verpflichtungen für das Unternehmen eingehen, wenn sie hierzu nicht ausdrücklich befugt wurden. Die genauen Einschränkungen ihrer Befugnisse haben sie mit ihrem jeweiligen Vorgesetzten zu klären. Ein Verstoß gegen diese Richtlinie kann disziplinarische Maßnahmen für den/die Mitarbeiter/-in nach sich ziehen.

Beziehungen zwischen Arbeitnehmer/-innen

Unsere Firmenpolitik verlangt von allen Mitarbeiter/-innen und Führungskräften, ungeachtet ihres Rangs, nach folgenden Zielen und Werten zu streben:
  • Respektvolle Behandlung jedes Angestellten, Arbeiters und Vertreters von Kunden, Lieferanten und Vertragspartnern als Person, die eine zuvorkommende Behandlung und Achtung ihrer persönlichen Würde verdient
  • Eintreten für und Ausüben der Gleichbehandlung aller Angestellten, Arbeiter, Kunden, Lieferanten und Vertragspartner ungeachtet von Rasse, Hautfarbe, Geschlecht, religiöser Überzeugung, Alter, ethnischer Herkunft, Staatsangehörigkeit, Veteranenstatus, sexueller Neigung oder Behinderung
  • Schaffen von Arbeitsplätzen für qualifizierte Personen mit Behinderung und Veteranen
  • Ermutigung der Mitarbeiter, ihre Meinung zur Politik und den Praktiken unseres Unternehmens frei zum Ausdruck zu bringen, durch offene Kommunikation und eine Politik der offenen Tür
  • Schaffung eines Arbeitsumfelds ohne Belästigung aufgrund von Rasse, Hautfarbe, Geschlecht, religiöser Überzeugung, Alter, ethnischer Herkunft, Staatsbürgerschaft, Veteranenstatus, sexueller Neigung oder Behinderung
  • Regelmäßige Mitteilungen an Mitarbeiter/-innen über Politik, Pläne und Ergebnisse des Unternehmens
  • Angebot sinnvoller Weiterbildungsmöglichkeiten für Mitarbeiter/-innen, am Bedarf des Unternehmens ausgerichtet, um eine bestmögliche Berufsqualifikation zu gewährleisten
  • Förderung des Aufstiegs im Unternehmen, je nach Bedarf des Unternehmens, wenn qualifizierte Mitarbeiter/-innen vorhanden sind
  • Bereitstellung und Wahrung eines sicheren, gesunden und ordentlichen Arbeitsumfelds
  • Gewährleistung einheitlich fairer Vergütungs- und Sozialleistungspraktiken, die qualifizierte Mitarbeiter anziehen, angemessen entlohnen und im Unternehmen halten

Chancengleichheit

Zur Firmenpolitik von PFSweb gehört die Gleichbehandlung aller Mitarbeiter/-innen und Bewerber/-innen ungeachtet von Rasse, Hautfarbe, religiöser Überzeugung, ethnischer Herkunft, Alter, Geschlecht, sexueller Neigung oder geistiger/körperlicher Leistungsfähigkeit. Dies gilt für alle Aktivitäten des Unternehmens, einschließlich in der Personalbeschaffung, Personaleinstellung, Weiterbildung, Personalübertragung, bei Beförderungen sowie hinsichtlich der Sondervergütungen.

Kampf gegen Mobbing und sexuelle Belästigung

Es gehört zu unserer Firmenpolitik, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem es keine Spannungen gibt aufgrund von Belangen, die nichts mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens zu tun haben. Insbesondere Spannungen aufgrund ethnisch, rassisch, sexuell oder religiös diskriminierender Bemerkungen, unerwünschter sexueller Annäherungen oder Aufforderungen zu sexuellen Gefälligkeiten werden nicht toleriert. Jede Belästigung von Kollegen, Bewerbern, Kunden, Vertragspartnern oder Lieferanten durch unsere Mitarbeiter/-innen stellt einen Verstoß gegen die Firmenpolitik dar. Zu „Belästigungen“ in diesem Sinne zählen ohne Einschränkung jede verbale Belästigung (Schimpfnamen, abfällige Bemerkungen, Verleumdungen), körperliche Belästigung (Schlagen, Schubsen und jede andere aggressive Berührung) und optische Belästigung (Poster, Karikaturen, Zeichnungen). Belästigungen sind u. U. gesetzeswidrig und sind sowohl am Arbeitsplatz, bei Kunden und Lieferanten, als auch bei Veranstaltungen und Aktivitäten, die mit dem Arbeitsplatz in Beziehung stehen, untersagt. Die gesetzeswidrige sexuelle Belästigung ist definiert als unerwünschte sexuelle Annäherung, Aufforderung zu sexuellen Gefälligkeiten, und verbal oder körperlich sexistisches Verhalten, (1) wenn die Duldung oder Zurückweisung eines solchen Verhaltens entweder ausdrücklich oder stillschweigend zu einer Bedingung oder Voraussetzung für das Beschäftigungsverhältnis gemacht wird, oder (2) als Grundlage für Beschäftigungsentscheidungen genutzt wird, oder (3) wenn ein solches Verhalten den Zweck oder die Wirkung einer unzumutbaren Beeinträchtigung der Arbeitsleistung des Einzelnen durch Hervorrufen eines einschüchternden, feindseligen, demütigenden oder sexuell aggressiven Arbeitsumfelds hat.
Auch wenn es unmöglich ist, alle Verhaltensweisen aufzulisten, die gegen die Richtlinie unseres Unternehmens zum Schutz vor sexueller Belästigung verstoßen, seien im Folgenden einige Beispiele genannt, die ungeachtet der dahinterstehenden Absicht einen Verstoß darstellen: Sexuelle Annäherungen, Aufforderungen zu sexuellen Gefälligkeiten, Austausch sexueller Gefälligkeiten für tatsächliche oder in Aussicht gestellte berufliche Vorteile oder Lohnerhöhungen, Verwendung sexuell anzüglicher Namen, unangemessene Anspielungen auf die männliche oder weibliche Anatomie, schriftliche oder mündliche Anspielungen auf das Sexualverhalten, Klatsch über die sexuellen Aktivitäten oder Fähigkeiten einer Person, wiederholte Aufforderungen zu Rendezvous, lüsternes Nachblicken, Nachpfeifen oder Berühren, Fragen oder Kommentare zum Geschlechtsleben anderer, sexuelle Angriffe und der Zwang zu sexuellen Handlungen, Darstellung sexuell anzüglicher Objekte, Bilder oder Karikaturen sowie das Erzählen anzüglicher Witze.
Mitarbeiter/-innen, die Belästigungen beobachten, von solchen erfahren oder solche erleben, sind verpflichtet, dies unverzüglich zur sofortigen Nachverfolgung an den zuständigen Personalreferenten oder den Unternehmensvorstand zu melden. Alle Nachforschungen werden so diskret und vertraulich wie möglich geführt. Vergeltungsakte gegen Personen, die solche Richtlinienverstöße melden, oder die in den Untersuchungen zu Verstößen aussagen, stellen ebenfalls einen Verstoß gegen die Richtlinie dar. Unser Unternehmen wird prompt und entschieden handeln, um Abhilfen und disziplinarische Maßnahmen bei Belästigung wie auch bei Vergeltungshandlungen zu ergreifen, bis hin zur Auflösung des Arbeitsverhältnisses von Mitarbeiter/-innen, die sich einer Belästigung schuldig machen.

Umweltkonformität

PFSweb ist bestrebt, in der Ausübung seiner Geschäftstätigkeit alle geltenden Umweltschutz- und Arbeitsschutzgesetze und -vorschriften in einer Art und Weise zu befolgen, die von höchster Rücksicht auf die Sicherheit und das Wohl der Mitarbeiter/-innen und der Öffentlichkeit geprägt ist. Aus diesem Grund erwartet PFSweb von allen Mitarbeiter/-innen, ihr Bestes zu geben, um diesen Gesetzen und Vorschriften in Sinn und Wortlaut nachzukommen und diese strikt zu befolgen. Mitarbeiter/-innen, die Fragen haben zu den spezifischen Anforderungen, die für ihren Arbeitsbereich gelten, sollten sich an ihren Vorgesetzten wenden.

Insidergeschäfte

Jeder Mitarbeiter erhält bei Beschäftigungsbeginn eine Kopie der Unternehmensrichtlinie bezüglich Insidergeschäften ausgehändigt. Eine Kopie dieser Richtlinie findet sich im Anhang dieses Verhaltenskodex und ist Bestandteil des Verhaltenskodex.

Vorschrift der fairen Offenlegung

Unser Unternehmen hat sich zur Befolgung der Vorschrift zur fairen Offenlegung („Regulation FD“) der Börsenaufsichtsbehörde SEC verpflichtet. Eine Kopie dieser Richtlinie findet sich im Anhang dieses Verhaltenskodex und ist Bestandteil des Verhaltenskodex.

Politische Aktivitäten und Spenden

Gemäß unserer Firmenpolitik ist es ohne vorhergehende ausdrückliche Zustimmung des Unternehmensvorstands untersagt, Firmenmittel für Spenden gleich welcher Art an politische Kandidaten oder Parteien aufzuwenden. Dieses Verbot gilt nicht nur für Direktspenden, sondern auch für die indirekte Förderung und Unterstützung von politischen Kandidaten oder Parteien durch z. B. den Kauf von Karten für spezielle Dinner oder sonstige Spendenveranstaltungen, oder das Stellen von Waren, Dienstleistungen oder Ausrüstungen an politische Parteien und Gremien. Nicht untersagt ist die Bildung eines vom Unternehmen gesponserten politischen Aktionskomitees, soweit nach Bundes- und Landesgesetz zulässig. Auch private politische Spenden und Aktivitäten im eigenen Namen sind selbstverständlich zulässig. Jedoch darf niemand, gleich ob direkt oder indirekt, vom Unternehmen für politischen Spenden oder die Kosten der Teilnahme an einer politischen Veranstaltung entschädigt werden.

Archivierung von Unterlagen

Unsere Buchhaltung ist für die unternehmensweite Erarbeitung, Umsetzung und Koordinierung des Datenarchivierungsprogramms und die Herausgabe von Archivierungsrichtlinien für bestimmte Unterlagenarten zuständig. Generell sind Unterlagen unter Beachtung der geltenden gesetzlichen, behördlichen und vertraglichen Anforderungen sowie gemäß den Regeln der umsichtigen Geschäftspraxis zu archivieren. Mitarbeiter, die Fragen zur Datenarchivierung haben, können sich an die Buchhaltung wenden.

Archivierung von Transaktionen

PFSweb erstellt und führt Bücher, Rechnungen, Aufzeichnungen und Konten, aus denen die Transaktionen und die Veräußerungen von Vermögenswerten des Unternehmens in angemessener Detailliertheit, Genauigkeit und Ordentlichkeit hervorgehen. Jeder Mitarbeiter ist gehalten, genaue und ordentliche Aufzeichnungen zu den Transaktionen, Zeiterfassungen, Spesenkonten und sonstigen Unternehmensunterlagen zu führen. Es obliegt dem Unternehmen, ein internes Kontrollsystem zu entwickeln und umzusetzen, welches die korrekte Autorisierung, Durchführung und Protokollierung der Transaktionen in angemessener Weise sicherstellt.

Unternehmensaufzeichnungen

Alle Bücher, Aufzeichnungen, Konten, Gelder und Vermögenswerte des Unternehmens sind so zu führen, dass die zugrundeliegenden Transaktionen und Veräußerungen des Unternehmens in angemessener Detailliertheit, Genauigkeit und Ordentlichkeit aus ihnen hervorgehen. Einträge, welche die wahre Natur einer Transaktion wissentlich verdecken oder verschleiern, sind nicht zulässig. In diesem Zusammenhang sind folgende Richtlinien zu beachten:
  • Es dürfen keine nicht offengelegten, nicht erfassten, in den Büchern nicht ausgewiesenen Geldmittel oder Vermögenswerte für gleich welchen Zweck aufgebaut werden;
  • Es dürfen keine falschen oder fiktiven Rechnungen ausgestellt oder beglichen werden;
  • Es dürfen keine falschen oder geschönten Einträge gemacht und keine irreführenden Berichte gestellt werden; und
  • Aktiva und Passiva des Unternehmens sind entsprechend den Standardpraktiken des Unternehmens und gemäß GAAP anzuerkennen und auszuweisen.
Sollte ein Mitarbeiter zu der Ansicht gelangen, dass die Bücher und Aufzeichnungen des Unternehmens nicht nach diesen Anforderungen geführt werden, muss er die Angelegenheit direkt an den Vorgesetzten oder den Finanzchef melden.

Meldung von Verstößen gegen Unternehmensrichtlinien

Auf viele moralische Fragen, mit denen wir im täglichen Geschäftsablauf konfrontiert sind, gibt es keine einfachen Antworten. Manchmal liegt das Richtige klar auf der Hand. In komplizierteren Situationen jedoch kann es für Mitarbeiter/-innen schwer sein, eine Entscheidung zu treffen. Wenn Sie als Mitarbeiter/-in vor einer schweren moralischen Entscheidung stehen oder nicht wissen, wie Sie korrekt handeln sollen, sollten Sie mit einer zweiten Person, z. B. Ihrem Vorgesetzten, einer anderen Führungskraft oder dem Geschäftsführer darüber sprechen. PFSweb duldet keine Vergeltungsakte an Personen, die in gutem Glauben bekannte oder vermutete Verstöße gegen die Firmenpolitik melden.

Nutzung von Vermögenswerten des Unternehmens

Die Vermögenswerte von PFSweb dürfen nur für legitime Geschäftszwecke des Unternehmens bzw. seiner Tochterunternehmen und nur von befugten Mitarbeiter/-innen oder deren Beauftragten genutzt werden. Dies gilt sowohl für Sach- wie auch immaterielle Werte. Beispiele für Sachwerte sind u. a. Firmenfahrzeuge und Büroausstattung wie Telefone, Kopierer, Rechner, Möbel, Büromaterial und Fitnessgeräte.
Das E-Mail-System von PFSweb ist primär für die geschäftlichen Zwecke zu nutzen. Vertrauliche Informationen sind entsprechend zu behandeln. PFSweb behält sich das Recht vor, unangekündigt sämtliche elektronisch kommunizierten Daten, über das Netzwerk übertragen Informationen und elektronischen Dateien auf Rechnern des Unternehmens oder Rechnern auf Unternehmensgelände, die für Unternehmenszwecke genutzt werden, zu überwachen und einzusehen.
Damit unsere Mitarbeiter/-innen ihre Arbeitsaufgaben effizient erledigen können, stellen wir Fremdsoftware als Arbeitsmittel bereit. Bitte beachten Sie, dass alleine das Vorhandensein von Fremdsoftware (Produktsoftware und Dienstprogramme) auf Servern des Unternehmens nicht automatisch bedeutet, dass diese als Einzelplatzsoftware lizenziert ist. Für die illegale Nutzung von Software haften Mitarbeiter/-innen als Privatpersonen. Soweit nach geltendem Gesetz zulässig, haben Mitarbeiter/-innen, befristete Mitarbeiter/-innen und Auftragnehmer alle Erfindungen, urheberrechtlich geschützten Werke, Abfassungen oder sonstiges geistiges Eigentum, das/die in der Zeit des Beschäftigungsverhältnisses entstanden, an das Unternehmen abzutreten. Vor Antritt der Beschäftigung bei PFSweb muss jeder Mitarbeiter eine Abtretung von Arbeitnehmererfindungen sowie eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen.
Die Vermögenswerte von PFSweb dürfen nur für legitime Geschäftszwecke des Unternehmens bzw. seiner Tochterunternehmen und nur von befugten Mitarbeiter/-innen oder deren Beauftragten genutzt werden. Dies gilt sowohl für Sach- wie auch immaterielle Werte. Beispiele für Sachwerte sind u. a. Firmenfahrzeuge und Büroausstattung wie Telefone, Kopierer, Rechner, Möbel, Büromaterial und Fitnessgeräte.
Das E-Mail-System von PFSweb ist primär für die geschäftlichen Zwecke zu nutzen. Vertrauliche Informationen sind entsprechend zu behandeln. PFSweb behält sich das Recht vor, unangekündigt sämtliche elektronisch kommunizierten Daten, über das Netzwerk übertragen Informationen und elektronischen Dateien auf Rechnern des Unternehmens oder Rechnern auf Unternehmensgelände, die für Unternehmenszwecke genutzt werden, zu überwachen und einzusehen.
Damit unsere Mitarbeiter/-innen ihre Arbeitsaufgaben effizient erledigen können, stellen wir Fremdsoftware als Arbeitsmittel bereit. Bitte beachten Sie, dass alleine das Vorhandensein von Fremdsoftware (Produktsoftware und Dienstprogramme) auf Servern des Unternehmens nicht automatisch bedeutet, dass diese als Einzelplatzsoftware lizenziert ist. Für die illegale Nutzung von Software haften Mitarbeiter/-innen als Privatpersonen. Soweit nach geltendem Gesetz zulässig, haben Mitarbeiter/-innen, befristete Mitarbeiter/-innen und Auftragnehmer alle Erfindungen, urheberrechtlich geschützten Werke, Abfassungen oder sonstiges geistiges Eigentum, das/die in der Zeit des Beschäftigungsverhältnisses entstanden, an das Unternehmen abzutreten. Vor Antritt der Beschäftigung bei PFSweb muss jeder Mitarbeiter eine Abtretung von Arbeitnehmererfindungen sowie eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen.

PFSWEB, INC.

Richtlinie bezüglich Wertpapiergeschäften durch Unternehmensmitarbeiter

Hintergrund

Wie Sie alle wissen, unterliegen Wertpapiere von Aktiengesellschaften Gesetzen und Vorschriften zur Unterbindung von Insidergeschäften. Diese Gesetze sind wichtig, um das Vertrauen in den Markt und in unser Unternehmen zu sichern. Seit Mitte der 1980er Jahre werden Verstöße gegen die US-amerikanischen Insiderhandelsgesetze von der US-Börsenaufsichtsbehörde (SEC) und diversen Anwälten streng verfolgt und geahndet. Ihre Bemühungen konzentrierten sich anfangs vorrangig auf Personen, die direkt in Handelsmissbräuche involviert sind. 1988 sprach der US-Kongress mit Verabschiedung des Insider Trading and Securities Fraud Enforcement Act (US-Insiderhandelsgesetz) der SEC und dem Justizministerium erweiterte Befugnisse zu, um noch stärker vor gesetzeswidrigen Insidergeschäften abzuschrecken. Dabei wurden nicht nur die Strafen für Insidergeschäfte verschärft, sondern auch Unternehmen und ggf. weitere „kontrollpflichtige Personen“ für Verstöße durch Unternehmensmitarbeiter in Haftung genommen.
Während das ursprüngliche US-Insiderhandelsgesetz vorrangig an die Wertpapierbranche gerichtet war, gilt das neue Gesetz auch für Unternehmen anderer Branchen. Seit dem Börsengang von PFSweb, Inc. (das „Unternehmen“) werden unsere Stammaktien öffentlich gehandelt. Deshalb sind wir verpflichtet, aktiv Maßnahmen zu ergreifen und Richtlinien und Verfahren bezüglich des Wertpapierhandels durch Mitarbeiter/-innen unseres Unternehmens und dessen Tochtergesellschaften festzuschreiben. Andernfalls müssen wir mit schweren Strafen rechnen.
Parallel zur Befolgung des US-Insiderhandelsgesetzes haben wir diese Richtlinie aufgelegt, um auch nur dem Anschein eines Fehlverhaltens von Mitarbeiter/-innen des Unternehmens oder mit unserem Unternehmen verbundenen Personen – also nicht nur sogenannten „Insidern“ – vorzubeugen. Wir alle haben viele Jahre hart für den tadellosen Ruf unseres Unternehmens für hohe Integrität und moralisches Verhalten gearbeitet. Diesen Ruf dürfen wir nicht aufs Spiel setzen!

Die Strafen

Nach dem Insiderhandelsgesetz und weiteren jüngeren Änderungen der US-Wertpapiergesetze können bei Verstößen gegen das Verbot von Insidergeschäften hohe Strafen erhoben werden.
Einzelpersonen, die mit Insiderinformationen handeln (oder Informationen an andere weitergeben), drohen:
  • eine zivilrechtliche Geldstrafe bis zur dreifachen Höhe des realisierten Gewinns oder verhinderten Verlusts,
  • eine strafrechtliche Geldstrafe von bis zu 1 Mio. US-Dollar, ungeachtet der Höhe des Gewinns, und
  • bis zu 10 Jahre Gefängnis
Unternehmen (sowie ggf. jeder aufsichtspflichtigen Person), die es unterlassen, angemessene Schritte zur Unterbindung illegaler Geschäfte zu unternehmen, drohen:
  • eine zivilrechtliche Strafe von bis zu 1 Mio. US-Dollar oder der dreifachen Höhe des aufgrund des Gesetzesverstoßes des Mitarbeiters realisierten Gewinns oder verhinderten Verlusts, und
  • eine strafrechtliche Geldstrafe von bis zu 2,5 Mio. US-Dollar
Verstößt ein Mitarbeiter gegen diese Richtlinie oder das korrekte Vorgehen gemäß dieser Richtlinie, kann dies Maßnahmen bis hin zur Entlassung aus wichtigem Grund nach sich ziehen. Es muss nicht eigens betont werden, dass alle obigen Folgen und selbst eine Nachforschung des SEC, die nicht in einer Strafverfolgung mündet, dem Ansehen des Mitarbeiters schaden und seine Karriere nachhaltig beeinträchtigen kann.

Unsere Richtlinie

Unsere Richtlinie besagt, dass wenn ein Vorstandsmitglied, Führungsmitglied oder Mitarbeiter des Unternehmens über substanzielle, nichtöffentliche Unternehmensinformationen verfügt, weder er noch ihm angehörige Personen Wertpapiere des Unternehmens erwerben oder veräußern oder sich auf andere Geschäfte einlassen dürfen, um aus diesen Informationen Vorteil zu schöpfen oder sie an andere weiterzugeben. Diese Richtlinie gilt auch für Informationen über andere Firmen, wie Kunden- oder Lieferantenunternehmen, die dem Mitarbeiter oder Vorstandsmitglied in Ausübung seiner beruflichen Tätigkeit bekannt werden.
Auch für Transaktionen, die aus verschiedenen Gründen notwendig werden oder vertretbar sein könnten, wie z. B. um Geld für dringende Ausgaben aufzubringen, gelten keine Ausnahmen. Es gilt, selbst den Anschein einer unkorrekten Transaktion zu vermeiden, um unseren tadellosen Ruf für die Einhaltung höchster Verhaltensstandards nicht zu gefährden.
  • Substanzielle Informationen: „Substanzielle Informationen“ sind jegliche Informationen, die ein überlegt handelnder Investor in Entscheidungen über den Kauf, das Halten oder das Abstoßen von Aktien als wichtig erachten würde. Kurz gesagt sind darunter alle Informationen zu verstehen, die sich auf die Wertentwicklung der Aktie auswirken könnten.
  • Beispiele: Übliche Beispiele für Informationen, die häufig als substanziell erachtet werden, sind: nicht veröffentlichte Finanzergebnisse; Prognosen über künftige Gewinne oder Verluste; Nachrichten über eine geplante oder bevorstehende Fusion, eine Übernahme oder ein Kaufangebot; Meldungen über eine größere Veräußerung von Vermögenswerten oder die Abstoßung eines Tochterunternehmens; Änderungen der Ausschüttungspolitik, die Bekanntgabe eines Aktiensplits oder des Angebots weiterer Wertpapiere; personelle Veränderungen in der Führungsebene; bedeutende neue Produkte, Programme oder Expansionen in neue Märkte; drohender Konkurs oder Liquiditätsprobleme; oder der Gewinn oder Verlust eines bedeutenden Kunden oder Lieferanten. Jede positive oder negative Information kann substanziell sein.
  • Rückwirkende Bewertung: Bedenken Sie, dass wenn Ihre Wertpapiergeschäfte Gegenstand näherer Nachforschungen werden, sie nachträglich und rückwirkend untersucht werden. Daher sollten Sie sich, bevor Sie sich auf Geschäfte einlassen, genau überlegen, wie der Gesetzgeber und andere Ihre Geschäfte im Rückblick bewerten könnten.
  • Geschäfte durch Familienangehörige: Die gleichen, oben genannten Einschränkungen gelten auch für Familienangehörige und sonstige im gleichen Haushalt lebende Personen. Wir setzen bei unseren Vorstandsmitgliedern, Führungsmitgliedern und Mitarbeitern die Verantwortlichkeit für die Einhaltung dieser Richtlinie durch ihre unmittelbaren Familien- und Haushaltsangehörigen voraus.
  • Weitergabe von Informationen an Dritte: Gleich ob vertrauliche, interne Unternehmensinformationen oder sonstige Informationen, die sich auf den Preis unserer Aktien auswirken könnten: Es gilt, dass derartige Informationen von Vorstandsmitgliedern, Führungsmitgliedern und Mitarbeitern nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen. Die oben genannten Strafen gelten ungeachtet dessen, ob man selbst einen Vorteil aus den Handlungen anderer zieht. Tatsächlich hat die SEC erst vor Kurzem einem „Tippgeber“ eine erhebliche Geldstrafe auferlegt, obwohl er nicht von den Geschäften seines „Tippnehmers“ profitierte.

Zulässige Handelszeiträume

Um die Möglichkeit oder den Anschein des Handels mit Unternehmensaktien unter Besitz von Insiderinformationen zu verhindern, lautet unsere Unternehmensrichtlinie, dass Vorstandsmitglieder, Führungsmitglieder und Mitarbeiter des Unternehmens Unternehmensaktien nur in den 25 Werktagen ab dem ersten Werktag nach Veröffentlichung der Quartals- oder Jahresabschlusszahlen oder sonstiger substanzieller Unternehmensinformationen kaufen, verkaufen oder in sonstiger Weise handeln dürfen. Wenn zum Beispiel unser Unternehmen seine Jahresabschlusszahlen am Montag, den 1. Mai nach Handelsschluss veröffentlicht, dürfen Sie am Mittwoch, den 3. Mai und den folgenden 24 Werktagen Unternehmensaktien erwerben, abstoßen oder handeln.

Vorabgenehmigung aller sonstigen Geschäfte

Falls Sie aufgrund eines finanziellen Engpasses oder einer plötzlichen Notsituation außerhalb des zulässigen Handelszeitraums mit Unternehmensaktien handeln möchten, wenden Sie sich bitte vorab an Mark Layton, um die Genehmigung für solche Geschäfte einzuholen. Bitte kontaktieren Sie ihn, noch bevor Sie sich an Ihren Makler wenden oder sonstige Schritte ergreifen, um das Geschäft in die Wege zu leiten.
Beachten Sie, dass der zulässige Handelszeitraum und das Erfordernis der Vorabgenehmigung nicht für die Ausübung von Aktienoptionen und die Erstellung von Deckungsbeitragsrechnungen, wohl aber für den Verkauf von Aktienoptionen, den Blockverkauf von Aktien an die Bank (sog. Cashless Excercise) und ähnliche Geschäfte, einschl. Wertausgleichen gelten.
Neben dem Handel im zulässigen Handelszeitraum kann der Wertpapierhandel auch im Rahmen eines sog. „10b-5-Plans“ zulässig sein. Bitte sprechen Sie mit der Rechtsabteilung unseres Unternehmens, wenn Sie sich für einen solchen Plan interessieren.

Weitere nicht zulässige Geschäfte

Wir halten kurzfristige und spekulative Geschäfte mit den Stammaktien des Unternehmens durch Unternehmensangehörige für nicht korrekt und unangemessen. Deshalb besagt unsere Unternehmensrichtlinie, dass Vorstandsmitglieder, Führungsmitglieder und Mitarbeiter sich nicht auf folgende Geschäfte mit Unternehmenswertpapieren einlassen dürfen:
  1. Systematischer Kauf und Verkauf (In-and-out-Trading) von Wertpapieren des Unternehmens. Jede am freien Markt erworbene Unternehmensaktie muss mindestens sechs Monate oder idealerweise länger gehalten werden. (Beachten Sie, dass die Vorschrift der SEC bezüglich kurzfristiger Gewinnmitnahmen es Vorstandsmitgliedern und Führungsmitgliedern ohnehin untersagt, Aktien des Unternehmens innerhalb von sechs Monaten nach Kauf wieder zu veräußern. Wir dehnen diese Vorschrift lediglich auf alle Mitarbeiter aus). Diese Richtlinie gilt nicht für die Ausübung von Aktienoptionen, soweit nicht per Konditionen der Option gefordert, auch wenn sich der Verkauf von bei Ausübung einer Option erworbenen Aktien je nach Dauer, für die die Aktie gehalten wurde, steuerlich anders auswirkt.
  2. Leerverkäufe, d. h. der Verkauf nicht in Ihrem Besitz befindlicher Aktien und Leihen von Anteilen, um diese liefern zu können.
  3. Kauf oder Verkauf von Kauf- oder Verkaufsoptionen.

Hilfe und Rat

Bitte wenden Sie sich bei Fragen zu dieser Richtlinie oder bestimmten Geschäften an Mark Layton oder Tom Madden. Vergessen Sie aber nicht, dass die letztliche Verantwortung für die Befolgung dieser Richtlinie und das Vermeiden unzulässiger Geschäfte bei Ihnen liegt. Handeln Sie daher stets überlegt.

Richtlinie zur Vorschrift der fairen Offenlegung

Die von der US-Börsenaufsichtsbehörde (SEC) verabschiedete Vorschrift zur fairen Offenlegung („Regulation FD“) trat zum 23. Oktober 2000 in Kraft. Sie untersagt börsennotierten Unternehmen die willentliche Bekanntgabe substanzieller Insiderinformationen an Analysten, Investmentberater, Makler, Händler und einzelne Aktionäre, wenn diese Informationen nicht zugleich auch offiziell veröffentlicht werden. Diese Vorschrift bestimmt zudem, dass wenn ein börsennotiertes Unternehmen substanzielle Insiderinformationen unwillentlich solchen Personen bekannt werden lässt, es diese unverzüglich auch offiziell veröffentlichen muss.
Diese Richtlinie soll Leitlinien für die Einhaltung der Vorschrift zur fairen Offenlegung geben. Sie gilt ergänzend zu den bestehenden Richtlinien bezüglich der Exaktheit und grundlegenden Vollständigkeit aller offiziellen Veröffentlichungen, und ersetzt diese nicht.
Hiermit werden folgende Leitlinien verabschiedet:
  • Geschäftsführer (CEO) und/oder Finanzchef (CFO) sind für alle Pressemitteilungen, Bekanntgaben, Kommunikationen und Korrespondenzen an oder mit Analysten, Investmentberatern, Maklern, Händlern, den Medien und Aktionären zuständig. Alle Anfragen solcher Personen sind an sie zu richten. Sie können einen Direktor für Investorbeziehungen mit der Abwicklung aller üblichen, nicht substanziellen Kommunikationen mit Aktionären und sonstigen Parteien beauftragen.
  • Die selektive Weitergabe substanzieller, nicht öffentlicher Informationen an Analysten, Investmentberater, Makler, Händler und Aktionäre ist verboten. Beispiele für substanzielle Informationen sind u. a. Gewinninformationen; Informationen über Fusionen, Übernahmen, Kaufangebote, Joint Ventures oder größere Änderungen in den Vermögenswerten des Unternehmens; Informationen über größere Veränderungen bei wichtigen Kunden oder Lieferanten (z. B. Abschluss oder Verlust eines bedeutenden Vertrages); Informationen über personelle Veränderungen in der Führungsebene (gleich ob beabsichtigt oder tatsächlich); Informationen über einen Wechsel des Wirtschaftsprüfers oder Bekanntgabe, dass der Prüfbericht des Wirtschaftsprüfers nicht mehr als zuverlässig angesehen werden kann; Informationen über Vorgänge, die die Wertpapiere des Unternehmens betreffen (z. B. Aktienrückkauf, Aktiensplit oder Änderung der Ausschüttungspolitik); sowie Informationen über Konkurse und Konkursverwaltungen.
  • Alle Pressemitteilungen, Reden und Unterlagen für Investoren müssen vor Herausgabe auf Konformität zur Vorschrift der fairen Offenlegung und den US-Wertpapiergesetzen geprüft werden.
Bei der Umsetzung dieser Richtlinie muss der Diskussion über „Gewinnprognosen“ ein besonderes Augenmerk gelten. Bei Herausgabe der Vorschrift zur fairen Offenlegung erklärte die SEC:
„Wenn ein Führungsmitglied eines börsennotierten Unternehmens sich in ein Privatgespräch mit einem Analysten einlässt, der mehr über die Gewinnprognosen des Unternehmens erfahren möchte, begibt er sich im Sinne der Vorschrift zur fairen Offenlegung auf sehr gefährliches Terrain. Wenn das Führungsmitglied des börsennotierten Unternehmens dem Analysten nicht öffentliche Informationen selektiv bekannt werden lässt, beispielsweise darüber, dass die erwarteten Ergebnisse des Unternehmens höher, niedriger oder gleich hoch wie von Analysten prognostiziert sein werden, so verstößt er damit sehr wahrscheinlich gegen die Vorschrift zur fairen Offenlegung. Dies gilt ungeachtet dessen, ob die Informationen über Gewinne offen und direkt, oder indirekt gegeben werden, so dass sie zwar nicht direkt ausgesprochen sind, ihre Bedeutung jedoch klar ist. Gleicherweise kann ein börsennotiertes Unternehmen substanzielle Informationen nicht dadurch nicht-substanziell werden lassen, dass es diese Informationen schlicht in vorgeblich nicht-substantielle Teilinformationen aufspaltet.“

Ethikkodex

Für verantwortliche Geschäftsführer und leitende Finanzchefs
Dieser Ethikkodex für verantwortliche Geschäftsführer und leitende Finanzchefs (der „Kodex“) von PFSweb, Inc. (das „Unternehmen“) gilt für den verantwortlichen Geschäftsführer, den verantwortlichen Finanzchef, den verantwortlichen Rechnungsleger (oder Controller, wenn es keinen verantwortlichen Rechnungsleger gibt) und Personen, die auf Ernennung des Unternehmensvorstands ähnliche Aufgaben wahrnehmen (nachstehend zusammenfassend die „leitenden Führungsmitglieder“). Sein Zweck ist es, insbesondere mit Hinblick auf die Führung der Finanzunterlagen des Unternehmens und Erstellung von Finanzberichten, die bei der SEC (US-Börsenaufsichtsbehörde) einzureichen sind, ehrliches und moralisches Verhalten sowie die Gesetzeskonformität zu fördern. Das Verhalten der leitenden Führungsmitglieder muss den in diesem Kodex festgeschriebenen Grundsätzen und Verantwortungen folgen. Die hierin definierten Pflichten gelten ergänzend zum Verhaltenskodex, der für alle Mitarbeiter einschließlich der leitenden Führungsmitglieder gilt, und ersetzen diese nicht.
Jedes leitende Führungsmitglied muss:
  • Verantwortlich, nach bestem Wissen, mit angemessener Umsicht, Kompetenz und Sorgfalt sowie aufrichtig und integer handeln und stets unabhängig und überlegt entscheiden.
  • Alle Transaktionen, die einen tatsächlichen oder scheinbaren Interessenskonflikt entstehen lassen, einschließlich aller Transaktionen oder Beziehungen, bei denen unter vernünftiger Überlegung vom Auftauchen eines solchen Konflikts auszugehen ist (konfliktbehaftete Transaktionen), unverzüglich an den Prüfungsausschuss des Vorstands melden, der darüber entscheiden wird, wie in der jeweiligen Situation zu verfahren ist. Ohne vorhergehende Genehmigung oder Zustimmung des Prüfungsausschusses nach vollständiger und kompletter Meldung des Sachverhalts darf sich kein leitendes Führungsmitglied auf eine konfliktbehaftete Transaktion einlassen.
  • Vollständige, faire, exakte, zeitnahe und verständliche Angaben machen in Berichten und Unterlagen, die bei der SEC eingereicht werden, sowie in sonstigen öffentlichen Kommunikationen des Unternehmens. Insbesondere wird von leitenden Führungsmitgliedern erwartet:
    • Die Schaffung und Ausübung interner Kontrollen und Prozesse sowie von Kontrollen und Prozessen für die Offenlegung, um sicherzustellen, dass die Finanzinformationen, die aufgezeichnet, verarbeitet und zur Erstellung regelmäßiger Berichte sowie sonstiger öffentlicher Finanzkommunikationen verwendet werden, an die zuständigen Sachbearbeiter gehen und vollständig, genau und aktuell sind;
    • Die sorgsame Prüfung jedes regelmäßigen Berichts auf Korrektheit und Vollständigkeit, bevor dieser bei der SEC eingereicht wird, sowie die sorgsame Prüfung jeder öffentlichen Finanzkommunikation, bevor diese zur Veröffentlichung freigegeben wird;
    • Die umgehende Meldung an den Prüfungsausschuss des Vorstands und die freien Wirtschaftsprüfer des Unternehmens aller größeren Schwachstellen in, oder Bedenken zu den internen Kontrollen und den Offenlegungskontrollen des Unternehmens; und
    • Die umgehende Meldung an den Prüfungsausschuss des Vorstands von:
      • jeglichen Sachverhalten, welche die Integrität der Finanzberichte des Unternehmens gefährden könnten;
      • jeder Unstimmigkeit mit den freien Wirtschaftsprüfern des Unternehmens bezüglich bedeutender Sachverhalte in der Buchhaltung; und
      • jedem Verstoß gegen diesen Ethikkodex oder ein Gesetz oder eine Vorschrift in Zusammenhang mit den Buchhaltungs- oder Finanzangelegenheiten des Unternehmens.
  • Nach bestem Wissen die geltenden Gesetze, Regeln und Vorschriften der Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden und sonstiger zuständiger privatwirtschaftlicher oder staatlicher Regulierungsstellen befolgen;
  • Die Vertraulichkeit unternehmensinterner Informationen respektieren und schützen. Vertrauliche Informationen dürfen nicht zum persönlichen Vorteil genutzt werden;
  • In seinem Arbeitsumfeld als verantwortlicher Partner unter Gleichen moralisch korrektes Verhalten fördern.
Jede Streichung oder Ergänzung dieses Ethikkodex ist vom Prüfungsausschuss des Vorstands zu genehmigen und unverzüglich, wie per geltendem Gesetz oder SEC-Vorschrift gefordert, bekanntzugeben.

Geänderte und neu gefasste Satzung des Prüfungsausschusses des Vorstands von PFSweb, Inc.

Zweck

Der Prüfungsausschuss (der „Ausschuss“) des Unternehmensvorstands (der „Vorstand“) von PFSweb, Inc. (das „Unternehmen“) hat die Aufgabe, die Buchhaltungs- und Finanzberichtsprozesse des Unternehmens sowie die Prüfung der Unternehmensbilanzen zu überwachen. Er unterstützt den Vorstand in der Wahrnehmung seiner Aufsichtspflichten durch Prüfung der Finanzberichte und sonstigen Finanzinformationen des Unternehmens an Aktionäre auf Integrität, sowie durch entsprechende Berichterstattung an den Vorstand. Diese Satzung definiert den Befugnis- und Verantwortungsumfang des Ausschusses.

Organisation, Mitglieder, Sitzungen

  1. Der Ausschuss muss sich aus mindestens drei Vorstandsmitgliedern zusammensetzen, welche die laut US-Wertpapiergesetzen und ggf. den Kotierungsstandards der größten Wertpapierbörse, an der die Wertpapiere des Unternehmens gehandelt werden, geforderten Anforderungen an Unabhängigkeit, Fachkompetenz und sonstige Qualifizierungen erfüllen.
  2. Die Mitglieder des Ausschusses werden jährlich vom Vorstand ernannt. Sie können jederzeit vom Vorstand ersetzt werden, bleiben davon ungeachtet jedoch im Amt, bis ein Nachfolger ernannt wurde.
  3. Der Ausschuss hält mindestens vier Mal im Jahr Sitzung und ist befugt, weitere Sitzungen nach Bedarf einzuberufen. Er kann Mitglieder der Führungsebene, freie Wirtschaftsprüfer, Rechtsberater und weitere Personen zur Teilnahme an Sitzungen und Bereitstellung relevanter Informationen auffordern. Mindestens einmal pro Jahr hält der Ausschuss eine Exekutivsitzung ab, der nur unabhängige Vorstandsmitglieder und die freien Wirtschaftsprüfer beiwohnen.
  4. Der Ausschuss kann bei Bedarf Unterausschüsse bilden und diesen, ebenso wie auch einzelnen oder mehreren Ausschussmitgliedern, Befugnisse übertragen.
  5. Der Ausschuss kann einen Ausschussvorsitzenden wählen, der ab seiner Wahl bei allen Sitzungen den Vorsitz führt. Bei allen Ausschusssitzungen besteht mit der Mehrheit der Ausschussmitglieder Beschlussfähigkeit, was den Geschäftsgang des Unternehmens betrifft. Die Entscheidung der Mehrheit der anwesenden Ausschussmitglieder bei einer Sitzung, bei welcher Beschlussfähigkeit besteht, gilt als Entscheidung des Ausschusses. Ausschussmitglieder können per Telefonkonferenz oder über ähnliche Kommunikationstechnik, über die die Teilnehmer der Sitzung einander hören können, an Sitzungen teilnehmen, wobei diese Art der Teilnahme als persönliche Anwesenheit gilt. Der Ausschuss führt von seinen Sitzungen Schriftprotokolle, die im Protokollbuch des Unternehmens archiviert werden. Jeder Sitzungsteilnehmer kann vom Ausschuss zum Protokollführer ernannt werden.

Befugnisse und Verantwortlichkeiten des Ausschusses

Der Ausschuss hat folgende Verantwortlichkeiten und Pflichten:

Überwachung der freien Wirtschaftsprüfer

  1. Er ist unmittelbar verantwortlich für die Ernennung, Vergütung, Beibehaltung und Überwachung der Arbeit jedes vom Unternehmen zum Zwecke der Vorbereitung oder Erstellung eines Prüfungsberichts oder verwandter Arbeiten oder Erbringung sonstiger Prüfungs-, Durchsichts- oder Bescheinigungsleistungen für das Unternehmen beauftragten freien Wirtschaftsprüfers (wozu auch die Lösung von Unstimmigkeiten zwischen Führungsebene und Wirtschaftsprüfer bezüglich Finanzberichten gehört). Jeder freie Wirtschaftsprüfer ist direkt an den Ausschuss berichtspflichtig.
  2. Er bespricht sich vor Beginn der Prüfung mit dem freien Wirtschaftsprüfer bezüglich der Planung und personellen Ausstattung der Prüfung.
  3. Er genehmigt vorab die Beauftragung des freien Wirtschaftsprüfers für sämtliche prüfungsbezogenen und nicht prüfungsbezogenen Leistungen und genehmigt die Kosten und sonstigen Konditionen dieser Beauftragung. Der Begriff „nicht prüfungsbezogene Leistungen“ bezeichnet in diesem Zusammenhang alle Fachdienstleistungen, die vom freien Wirtschaftsprüfer für das Unternehmen erbracht werden, und die nicht mit der Prüfung oder Durchsicht der Unternehmensbilanzen zusammenhängen.
  4. Er holt regelmäßig eine offizielle schriftliche Stellungnahme des freien Wirtschaftsprüfers zu den gemäß Statement of Auditing Standards Nr. 61 in seiner ergänzten Form zu besprechenden Angelegenheiten ein, welche insbesondere auf sämtliche Beziehungen zwischen Wirtschaftsprüfer und Unternehmen eingehen muss, und bespricht mit dem Wirtschaftsprüfer alle offen gelegten Beziehungen oder Leistungen, die die Objektivität und Unabhängigkeit des Wirtschaftsprüfers beeinflussen könnten.
  5. Er bewertet jährlich die Qualifizierung und Unabhängigkeit des freien Wirtschaftsprüfers.
  6. Er untersucht und bespricht gemeinsam mit dem freien Wirtschaftsprüfer:
  7. Alle bedeutenderen Schwierigkeiten, auf die der freie Wirtschaftsprüfer im Laufe der Prüfung stieß, alle Einschränkungen des Arbeitsumfangs oder des Zugangs zu notwendigen Informationen, sowie alle größeren Unstimmigkeiten zwischen Führungsebene und freiem Wirtschaftsprüfer in Zusammenhang mit der Erstellung der Bilanzen.
  8. Alle größeren Korrekturen in der Buchhaltung, die vom freien Wirtschaftsprüfer erkannt wurden.
  9. Alle wichtigeren Kommunikationen zwischen dem Wirtschaftsprüfungsteam und dem Landesbüro des Wirtschaftsprüfers bezüglich Prüfungs- oder Buchhaltungsfragen, die in Verbindung mit der Erstellung der Bilanzen auftauchten.
  10. Soweit zutreffend, alle Vollständigkeitserklärungen, internen Kontrollempfehlungen oder Aufstellungen unterlassener Berichtigungen, die vom Wirtschaftsprüfer an das Unternehmen ausgestellt wurden oder ausgestellt werden sollen, und die Reaktion der Führungsebene darauf.

Überwachung der Finanzinformationen

  1. Er überprüft:
    1. Die geprüften Jahresbilanzen des Unternehmens
    2. Alle Bescheinigungen, Berichte, Stellungnahmen und Mitteilungen des freien Wirtschaftsprüfers an den Ausschuss
    3. Die Offenlegungen des Unternehmens in seinem Jahresbericht auf Formular 10-K und seinem Quartalsbericht auf Formular 10-Q unter Punkt „Management's Discussion and Analysis of Financial Condition and Results of Operations“
    4. Die Pressemitteilungen zu den Unternehmensergebnissen
  2. Er erörtert mit der Führungsebene und dem freien Wirtschaftsprüfer:
    1. Die Auswahl, Anwendung und Offenlegung der wesentlichen Rechnungslegungsgrundsätze und -praktiken des Unternehmens, wie von der Führungsebene oder dem freien Wirtschaftsprüfer identifiziert, sowie jegliche Änderungen daran und die Verästelungen solcher Änderungen sowie, falls zutreffend, den vom freien Wirtschaftsprüfer bevorzugte Ansatz
    2. Die Bewertungskriterien, wie von der Führungsebene identifiziert und in ihrer Auswahl der wesentlichen Rechnungslegungsgrundsätze und -methoden herangezogen
    3. Alle wesentlichen Entscheidungen im Laufe der Vorbereitung der Bilanzen durch die Führungsebene, wie von der Führungsebene oder dem freien Wirtschaftsprüfer identifiziert, und die Meinung jedes Einzelnen zur Angemessenheit solcher Entscheidungen
    4. Alle außerbilanziellen Geschäfte und strukturierten Finanzierungen und deren Auswirkung auf die Finanzergebnisse und den Betrieb des Unternehmens, sowie die Offenlegung solcher Geschäfte und Finanzierungen in den öffentlich hinterlegten Unterlagen des Unternehmens
    5. Die Wirkung staatlicher und buchhalterischer Initiativen, Verbesserungsvorschläge der Führungsebene und des freien Wirtschaftsprüfers und deren mögliche Wirkung auf die Prüfungs- und Rechnungslegungsgrundsätze und -praktiken des Unternehmens
    6. Jede Korrespondenz mit Regulierungsstellen oder staatlichen Behörden, die substanzielle Fragen zu den Bilanzen oder Rechnungslegungsgrundsätzen des Unternehmens aufwirft
    7. Jede Mitarbeiterbeschwerde, die substanzielle Fragen zu den Bilanzen oder Rechnungslegungsgrundsätzen des Unternehmens aufwirft
    8. Meldung von Prüfungsoptionen an den Vorstand, die für die Unternehmensfortführung interessant sein können
    9. Freigabe aller Einreichungen an die SEC, die Unternehmensbilanzen enthalten, einschließlich unter anderem der Quartalsberichte auf Formular 10-Q und des Jahresberichts auf Formular 10-K
    10. Empfehlung an den Vorstand, ob die geprüften Bilanzen in den Jahresbericht des Unternehmens auf Formular 10-K aufgenommen werden sollen

Überwachung der Kontrollen

  1. Er prüft und erörtert jährlich gemeinsam mit der Führungsebene und den freien Wirtschaftsprüfern ihre Einschätzung der Effizienz der unternehmensinternen Kontrollen, der Offenlegungskontrollen und der Verfahren für Finanzberichte.
    1. Jährliche Prüfung gemeinsam mit dem freien Wirtschaftsprüfer der Bescheinigung und der Berichte über die Bewertung der Kontrollen durch die Führungsebene.
    2. Abwägung und Erörterung, ob angesichts der Bewertung der Führungsebene bzw. des Berichts des freien Wirtschaftsprüfers Änderungen an den Verfahren und Prozessen der internen Kontrollen und Offenlegungskontrollen empfehlenswert wären.
  2. Wenn das Unternehmen einen internen Revisor besitzt: (I.) Der interne Revisor muss unmittelbar an den Prüfungsausschuss berichtspflichtig sein. (II.) Der Prüfungsausschuss muss den Umfang und den geplanten Ablauf aller vom internen Revisor empfohlenen internen Revisionen prüfen. (III.) Der interne Revisor muss die Ergebnisse aller internen Revisionen direkt an den Prüfungsausschuss berichten. (IV.) Der Prüfungsausschuss muss gemeinsam mit dem internen Revisor alle Empfehlungen des internen Revisors, die sich aus einer internen Revision ergeben, besprechen. Und (V.) Der Prüfungsausschuss muss gemeinsam mit der Führungsebene die Umsetzung dieser Empfehlungen im Unternehmen erörtern.
  3. Er verlangt vom verantwortlichen Geschäftsführer und den Finanzchefs des Unternehmens Berichte zu und die Prüfung von:
    1. Allen signfikanten Schwachstellen in den internen Kontrollen sowie allen größeren Mängeln in der Auslegung oder der Umsetzung interner Kontrollen, die sich nachteilig auf die Fähigkeit des Unternehmens zur Aufzeichnung, Verarbeitung, Zusammenfassung und Meldung von Finanzdaten auswirken könnten.
    2. Jedem Betrug, gleich ob erheblich oder unerheblich, an dem Führungsmitglieder oder Mitarbeiter beteiligt sind, die eine wichtige Funktion in den unternehmensinternen Kontrollen innehaben.

Überwachung der Rechtskonformität und Ethik

  1. Er prüft alle Geschäfte mit verbundenen Parteien auf mögliche Interessenskonflikte und Unangemessenheiten und genehmigt diese nach entsprechender Prüfung.
  2. Er prüft die Verfahren für Entgegennahme, Rückbehalt und Bearbeitung von Beschwerden an das Unternehmen bezüglich Buchhaltung, interner Buchhaltungskontrollen oder Revisionsangelegenheiten, sowie die vertrauliche und anonyme Einreichung von Meldungen fragwürdiger Buchhaltungs- oder Revisionsangelegenheiten durch Mitarbeiter/-innen des Unternehmens.
  3. Er beschließt einen Ethikkodex für leitende Finanzchefs und sorgt für und überprüft die unverzügliche Veröffentlichung aller Änderungen an bzw. Streichungen in diesem Ethikkodex. Er geht Handlungen, die gegen den Ethikkodex zu verstoßen scheinen, nach und ergreift die bei solchem Verhalten angemessenen oder erforderlichen Abhilfe-, Disziplinar- oder sonstigen Maßnahmen.

Überwachung sonstiger Angelegenheiten

  1. Er bespricht gemeinsam mit der Führungsebene die größten Finanzrisiken des Unternehmens und die Schritte, die die Führungsebene zur Überwachung und Eindämmung dieser Risiken ergriffen hat, sowie das Vorgehen, nach dem Risikobewertung und Risikomanagement gehandhabt werden.
  2. Er erarbeitet den Bericht des Prüfungsausschusses, der laut SEC-Vorschrift in der jährlichen Aktionärsinformation des Unternehmens enthalten sein muss.
  3. Er berichtet dem Vorstand regelmäßig über die Arbeiten, Empfehlungen und Schlussfolgerungen des Prüfungsausschusses.
  4. Er unternimmt mindestens einmal jährlich eine Prüfung und Neubewertung der Eignung der Satzung.
  5. Er untersucht mindestens einmal jährlich im Rahmen einer Selbstbeurteilung seine eigene Leistung, um die laufende Verbesserung des Ausschusses in der Ausübung seiner Pflichten sicherzustellen.

Allgemeine Befugnisse und Mittel

  1. Er besitzt die Befugnis zur Beauftragung und Begleichung der Kosten und Aufwendungen für freie Fachberater, Rechtsberater und Experten, soweit vom Ausschuss als notwendig erachtet, um ihm die Ausübung seiner satzungsgemäßen Pflichten zu ermöglichen. Die Kosten und Aufwendungen für diese Fachberater, Rechtsberater und Experten sind vom Unternehmen zu tragen, und das Unternehmen hat alle sonstigen Finanzmittel bereitzustellen, die notwendig sind, damit der Ausschuss seine Funktionen und Verantwortlichkeiten ausüben kann.
  2. Er besitzt die Befugnis, nach eigenem Ermessen Sonderuntersuchungen einzuleiten und, sofern angemessen, spezielle Rechts-, Buchhaltungs- und sonstige externe Berater oder Experten zu beauftragen, die den Ausschuss in der Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Pflichten unterstützen.
  3. Er kann darüber hinaus weitere Aufgaben gemäß dieser Satzung, der Geschäftsordnung des Unternehmens und der geltenden Gesetze übernehmen, die der Ausschuss oder der Vorstand für notwendig oder angemessen erachtet.

Satzung des Nominierungsausschusses

  1. Mitglieder: Der Unternehmensvorstands (der „Vorstand“) von PFSweb, Inc. (das „Unternehmen“) ernennt einen Nominierungsausschuss (der „Ausschuss“) bestehend aus mindestens zwei Vorstandsmitgliedern, von denen eines zum Vorsitzenden ernannt werden kann. Soweit zutreffend, muss jedes Ausschussmitglied die Unabhängigkeitsanforderungen der US-Börsenaufsichtsbehörde SEC und der größten Wertpapierbörse, an der die Stammaktien des Unternehmens gehandelt werden, erfüllen. Die Ausschussmitglieder werden vom Vorstand ernannt und können von diesem ihres Amts enthoben werden.
  2. Aufgaben, Pflichten und Verantwortlichkeiten: Aufgabe des Ausschusses ist die Identifizierung von Personen, die entsprechend den vom Vorstand verabschiedeten Kriterien für die Position als Vorstandsmitglied qualifiziert sind, und dem Vorstand Vorstandskandidaten für die Jahreshauptversammlung der Aktionäre zu empfehlen. Zu den Pflichten und Verantwortlichkeiten des Ausschusses zählen insbesondere unter anderem:
    1. Die Erarbeitung und Empfehlung an den Vorstand von Kriterien zur Identifizierung und Bewertung potenzieller Vorstandskandidaten.
    2. Die Identifizierung und Prüfung der Qualifikation potenzieller Vorstandskandidaten, einschließlich der amtierenden Vorstände und der von Aktionären empfohlenen Kandidaten.
    3. Die Empfehlung potenzieller Vorstandskandidaten an den Vorstand.
    4. Die jährliche Bewertung der Leistung des Ausschusses.
    5. Die jährliche Prüfung und Bewertung der Eignung der Ausschusssatzung und die Empfehlung von Änderungen, die der Ausschuss für angemessen hält.
  3. Sitzungen: Der Ausschuss tagt so oft wie nach eigenem Ermessen für notwendig oder angemessen erachtet, im Allgemeinen jedoch einmal jährlich, entweder persönlich oder telefonisch. Er ist bezüglich seiner Sitzungen an den kompletten Vorstand berichtspflichtig. Der Ausschuss ist mit der Mehrheit der Ausschussmitglieder beschlussfähig. Externe Berater: Der Ausschuss besitzt die Befugnis und erhält vom Unternehmen angemessene Finanzmittel für die anhaltende Beauftragung von externen Fachberatern, Rechtsberatern und Experten, die er zur Unterstützung der Ausübung seiner Funktionen für angemessen erachtet.